vận hành doanh nghiệp

Cụ thể, chủ doanh nghiệp tiến hành thuê nhân lực và thu mua nguyên vật liệu, dịch vụ… Dựa vào trình độ quản lý, sự phân công lao động, vận hành máy móc, thiết bị, phân bổ nguyên vật liệu, quá trình theo dõi, giám sát và điều chỉnh để tạo ra đầu ra, đó là các sản phẩm cuối cùng để cung cấp cho thị trường và các loại chất thải. Cổng thông tin doanh nghiệp Việt Nam. Giới thiệu, quảng bá thương hiệu và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Với nhiều ngành nghề đa dạng giúp doanh nghiệp hội nhập cùng thế giới miễn phí ship hàng toàn quốc Cung cấp lồng công nghiệp chất lượng thép không rỉ, mối Vận hành doanh nghiệp tự động nghĩa là gì? Là CEO của một doanh nghiệp bạn cần phải biết cách quản trị 6 vấn đề lớn của doanh nghiệp đó là quản trị chiến lược, quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự, quản trị tài chính, quản trị vận hành và pháp lý. Trong bài Xem thêm. doanh nghiệp đang vận hành. - company is operating the company currently operates. cách vận hành của doanh nghiệp. - with how a business operates the way businesses run. để vận hành doanh nghiệp của bạn. - to operate your business to run your business. để vận hành doanh nghiệp của mình. 3603818231-CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THU HIỆP PHÁT-Số 338/47/2, khu phố 13, Phường Hố Nai, Thành phố Biên Hoà, Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam-NGUYỄN PHỤNG HIỆP--Vận tải hàng hóa bằng đường bộ. TrangVangDoanhNghiep.vn: Tìm kiếm trên 1.997.737+ Doanh nghiệp. materi pelajaran kelas 1 sd kurikulum merdeka. Hệ thống vận hành doanh nghiệp được ví như xương sống của tổ chức bởi nó đóng vai trò định hình cách thức các nguồn lực được sử dụng và tương tác với nhau. Muốn bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả thì phải tạo dựng được nền móng vững chắc, quy củ ngay từ đầu. Vậy xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Những mô hình vận hành nào đang được ứng dụng phổ biến trên thế giới? Vận hành doanh nghiệp là gì? 4 trụ cột chính của hệ thống vận hành doanh nghiệp Vận hành doanh nghiệp là việc thiết kế là điều phối mọi hoạt động trong tổ chức, quyết định cách thức các nguồn lực sẽ được sử dụng và tương tác với nhau để hướng tới đạt được mục tiêu cụ thể. Có thể nói, hệ thống vận hành chính là mạch máu của mỗi doanh nghiệp bởi nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt bộ máy tổ chức làm việc hiệu quả và sản sinh ra giá trị. Một doanh nghiệp chỉ thực sự khỏe mạnh khi có một hệ thống quy trình vận hành bài bản, tạo tiền đề vững chắc để tồn tại và cạnh tranh trên thị trường. Ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một hệ thống vận hành đặc thù riêng. Tuy nhiên, mọi hệ thống vận hành dù ở bất kỳ quy mô nào cũng đều cần phải được xây dựng dựa trên 4 trụ cột sau Quy trình Quy trình chính là mắt xích giúp cho bộ máy vận hành hoạt động trơn tru. Quy trình liên kết những hoạt động đơn lẻ, rời rạc của tổ chức thành một thể thống nhất để tạo nên những kết quả nhất định. Quy trình xác định các bước mà nhân viên cần phải tuân thủ để duy trì và đảm bảo hiệu suất làm việc. Một quy trình bài bản, rõ ràng sẽ đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng trình tự và giảm thiểu tối đa các sai phạm. Con người Con người là nguồn lực nòng cốt của tổ chức, và cũng chính là chủ thể chính trong hệ thống vận hành. Bởi vậy đội ngũ nhân viên cần phải được chú trọng xây dựng, trang bị đầy đủ kỹ năng và đảm bảo vững chuyên môn, nghiệp vụ. Một tổ chức chỉ vận hành hiệu quả khi các nhân viên, phòng ban đều hiểu rõ trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của mình. Trang thiết bị, phần mềm quản trị Công nghệ và máy móc là vũ khí không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành nếu thiếu đi công cụ, máy móc thiết bị thì rất khó để phát triển và nâng cao năng suất lao động. Với các doanh nghiệp hiện nay thì hệ thống ERP ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Với công nghệ thông minh, phần mềm quản trị này mang đến một cái nhìn tổng thể giúp các nhà quản lý có thể hệ thống hóa quy trình vận hành cho các phòng ban, theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào. Cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng là nền móng để xây dựng bộ máy vận hành. Cơ sở hạ tầng đóng vai trò cung cấp những điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó cần phải được đầu tư xây dựng bài bản, vững chắc ngay từ đầu cho doanh nghiệp có “đất” để tồn tại và phát triển. 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp bài bản Bước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hành Luồng vận hành của tổ chức được định nghĩa bởi hàng loạt các quy trình, công việc. Trong đó các hoạt động chức năng sẽ đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống vận hành, quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của nhà quản trị là xác định đâu là những hoạt động chính trực tiếp tạo ra giá trị và đâu là các hoạt động bổ sung, giúp “bôi trơn” bộ máy vận hành và hỗ trợ cho hoạt động chính. Thông thường, hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh các hoạt động trọng yếu sau Sản xuất Cung ứng Vận chuyển Tiếp thị & bán hàng Dịch vụ Một công thức được áp dụng phổ biến để xác định những hoạt động, chức năng trọng yếu trong mô hình kinh doanh là nguyên tắc Pareto, còn được gọi là thuyết 20/80. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hoạt động sẽ quyết định đến 80% kết quả nhận được. Dựa vào đó, nhà quản lý sẽ tập trung vào 20% hoạt động chính yếu để phát triển hệ thống vận hành doanh nghiệp. Bước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu Quy trình quyết định trình tự và cách thức mà các hoạt động sẽ được thực hiện để tạo ra một kết quả đầu ra nhất định. Các nhân viên sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và bám sát vào quy trình để tạo nên luồng vận hành đồng bộ, thống nhất trong tổ chức. Để xây dựng được một quy trình chuẩn chỉnh, nhà quản trị có thể làm theo mô hình BPM Life Cycle Thiết kế quy trình Xác định công đoạn nào cần được làm trước, công đoạn nào sẽ được thực hiện theo sau, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ Mô hình hóa quy trình Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, lưu đồ với các bản vẽ minh họa và hướng dẫn cụ thể Triển khai quy trình Áp dụng quy trình vào hoạt động vận hành của các bộ phận Theo dõi, đánh giá Đánh giá chất lượng và mức độ hiệu quả của quy trình bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc và kết quả đầu ra Điều chỉnh, tối ưu Cải tiến những điểm bất hợp lý trong quy trình Xây dựng các chính sách quy định để điều chỉnh hành vi, nhận thức của nhân viên theo đúng quy củ. Các chính sách cần được ban hành bao gồm nội quy làm việc, trách nhiệm báo cáo/ giải trình, quy định phân công công việc,… Ngoài ra, các tài liệu, biểu mẫu phục vụ cho mọi công tác vận hành cũng cần được đầu tư thiết kế để làm tư liệu cho nhân viên sử dụng cũng như minh chứng cho hoạt động của doanh nghiệp. Bước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót Ở bước tiếp theo, cần rà soát lại toàn bộ các yếu tố trong hệ thống quản lý doanh nghiệp để tìm ra những vấn đề sai sót, có nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Để truy vấn ra nguyên nhân gốc rễ có khả năng xảy ra sai sót, nhà quản trị có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa mô hình xương cá. Trong đó, các nguyên nhân gây ra vấn đề được phân loại thành 6 nhóm cơ bản Con người Nguyên vật liệu Máy móc thiết bị Phương pháp Chuẩn mực, quy định Môi trường Biểu đồ xương cá Ishikawa giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Bước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưu Các phương án khắc phục những vấn đề sai sót, tồn đọng trong mô hình vận hành sẽ được phát triển dựa theo những yếu tố đã xác định được ở biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chí 6M. Bước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sự Sau khi đã hoàn thiện hệ thống vận hành, bước tiếp theo là truyền thông và đào tạo đội ngũ nhân sự – những người sẽ “kích hoạt” và đưa bộ máy vận hành vào hoạt động. Cần phải đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác vận hành và cung cấp mọi công cụ, chỉ dẫn cần thiết để họ có thể thực hiện một cách hiệu quả. Bước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá Bước cuối cùng đó là đưa hệ thống vận hành doanh nghiệp vào thực chiến, áp dụng trong công tác sản xuất kinh doanh hàng ngày. Cần lưu ý rằng không một hệ thống vận hành nào có thể hoàn hảo ngay từ ban đầu. Bởi vậy nhà điều hành, trong vai trò là người lãnh đạo trụ cột, phải luôn theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để có những cải tiến, thay đổi cho phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp, bài bản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau Các hoạt động, nghiệp vụ được chuyên môn hóa. Các bộ phận, phòng ban có thể liên kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ. Không có hiện tượng đứt gãy, gián đoạn quy trình. Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả với năng suất tối ưu. Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nay Mô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hành Hiện nay, cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên thị trường, mô hình vận hành doanh nghiệp tự động, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành. Mô hình vận hành này đã đưa các doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên của công nghệ số với phong cách làm việc tinh gọn, hiệu quả và mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần. Sự cải tiến lớn ở mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại này so với các mô hình truyền thống nằm ở 2 yếu tố Tự động hóa Tự động các khâu trong quy trình làm việc, thay thế sức người bằng máy móc và trí tuệ nhân tạo, giúp cắt giảm mọi thao tác thủ công, giải phóng sức lao động. Số hóa Số hóa mọi thông tin dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp lên các nền tảng điện toán đám mây và hệ thống máy chủ, hướng đến xây dựng văn phòng không giấy tờ, quản lý và làm việc với thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi. WFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai WFA Work from anywhere – làm việc ở bất kỳ đâu, đã và đang dần trở thành xu hướng vận hành doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Mô hình quản trị hiện đại này cho phép các tổ chức vận hành linh hoạt bất kể trong bối cảnh, điều kiện nào, từ đó ngăn chặn mọi rủi ro gián đoạn, đứt gãy luồng hoạt động. Các mô hình WFA được áp dụng phổ biến trên thế giới chia làm 4 loại WFH Work from home – Làm việc tại nhà Satellite Office – Văn phòng vệ tinh Neighborhood – Văn phòng chia sẻ Mobile Worker – Làm việc di động Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là Xây dựng mô hình quản trị nhân sự phù hợp Bởi bản chất của mô hình WFA là cho phép nhân viên được tùy chọn môi trường và không gian làm việc. Vậy nên điểm mấu chốt là làm thế nào để gắn kết đội ngũ nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp. Công nghệ hỗ trợ Với mô hình WFA, công nghệ chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Bởi đó là công cụ được các nhân viên sử dụng hàng ngày để làm việc và kết nối với nhau. Để đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống mạng, đường truyền cũng như các phần mềm công việc. Nguồn Internet Tải về bản PDF Tải về bản PDF Trở thành chủ sở hữu một doanh nghiệp nhỏ đem tới nhiều thách thức về quy mô cũng như chức năng của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp nhỏ phải làm chủ được thách thức về mặt doanh thu, vận chuyển, tài chính, quản lý và phát triển doanh nghiệp với ít hoặc thậm chí không có nhân viên. Điều quan trọng nhất là duy trì được sự quan tâm từ các bên liên quan khách hàng, nhà cung cấp và đội ngũ làm việc để xây dựng lực lượng trong thời gian ngắn. Vận hành doanh nghiệp nhỏ có ý nghĩa lớn về cả mặt cá nhân và tài chính. 1 Phác thảo ý tưởng lên giấy. Điều quan trọng nhất chính là hình thành ý tưởng trên giấy. Các doanh nghiệp thành công thường cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mới hay hỗ trợ một lĩnh vực sẵn có trên thị trường. Dù mục đích là gì thì bạn cũng cần soạn thảo kế hoạch ra giấy.[1] Bạn có thể viết nhiều dự thảo kế hoạch rồi lựa chọn cái tốt nhất. Lập kế hoạch kinh doanh thật chi tiết. Suy nghĩ sâu xa về các chi tiết sẽ có lợi cho bạn hơn là bỏ qua chúng. Bạn có thể thêm câu hỏi vào phần dự thảo kế hoạch. Xác minh điều bạn không biết cũng quan trọng như liệt kê những điều bạn chắc chắn. Bạn không muốn trình bày một bản kế hoạch có những câu hỏi để ngỏ với nhà đầu tư tiềm năng, đưa những câu hỏi liên quan vào dự thảo sẽ giúp bạn xác định được câu trả lời phù hợp với kế hoạch kinh doanh cuối cùng. 2Gặp Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp Nhỏ SBDC tại địa phương. SBDC sẽ giúp đỡ bạn trong quá trình vận hành doanh có thể giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh để tiếp cận với nhà đầu tư và tư vấn hoàn toàn miễn phí.[2] 3 Xác định nguồn khách hàng. Trong bản kế hoạch, bạn cần xác định đối tượng khách hàng sẽ mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của bạn. Tại sao họ cần hoặc muốn dùng sản phẩm, dịch vụ của bạn? Câu trả lời sẽ giúp bạn quyết định nhiều khía cạnh của doanh nghiệp.[3] Đây là lúc đặt câu hỏi về dịch vụ hoặc sản phẩm. Ví dụ, bạn muốn đặt câu hỏi như sau, sản phẩm/dịch vụ của tôi sẽ thu hút người trẻ hay người lớn tuổi? Sản phẩm/dịch vụ của tôi có phù hợp với người thu nhập thấp hay là dòng cao cấp? Sản phẩm/ dịch vụ của tôi có thu hút khách hàng trong môi trường cụ thể nào không? Bạn không thể bán bánh xe trượt tuyết tại Hawaii hay bán khăn tắm tại Alaska, vì vậy hãy thực tế về sức hấp dẫn của sản phẩm. 4 Dự trù ngân sách. Trong bản kế hoạch, bạn cần giải quyết câu hỏi quan trọng chính là tình hình ủy thác doanh nghiệp của bạn. Sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ đem về lợi nhuận thế nào? Chúng sẽ thu được bao nhiêu tiền? Chi phí sản xuất sản phẩm hay dịch vụ là bao nhiêu? Bạn có ý định thanh toán chi phí và tiền công như thế nào? Đây là những câu hỏi quan trọng mà bạn cần phải trả lời trong bản kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp.[4] 5 Phát triển dự án. Toàn bộ doanh nghiệp nhỏ thành công đều cần phát triển lượng khách hàng và khả năng sản phẩm ngay từ đầu. Bạn cần xác định khả năng đáp ứng với tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp.[5] Thực tế với tiềm năng tăng trưởng. Luôn ghi nhớ rằng phát triển doanh nghiệp luôn đi kèm với phát triển nguồn vốn. Dự án phát triển mạnh trong khoảng thời gian ngắn có thể đánh mất các nhà đầu tư tiềm năng một cách nhanh chóng. Quảng cáo 1 Lựa chọn ngân hàng thích hợp. Hoạt động kinh doanh nhỏ với nguồn tài chính hiệu quả bằng cách tìm hiểu toàn bộ ưu đãi các ngân hàng dành cho chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ và lựa chọn ngân hàng thích hợp để thực hiện kế hoạch tài chính. Nhiều tổ chức tài chính cung cấp tài khoản với mức phí thấp, cho vay với lãi suất thấp hay chương trình gửi tiền miễn phí cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Làm việc với tổ chức cung cấp ưu đãi tốt nhất để mỗi đồng tiền bạn bỏ ra đều không lãng phí. Đem tùy chọn của ngân hàng này nói với ngân hàng kia để huy động được nguồn vốn lớn nhất mà có mức lãi suất thấp nhất. Ví dụ, nếu một ngân hàng cho bạn vay 200 triệu VNĐ với mức lãi suất 4%, bạn có thể nói đề nghị đó với ngân hàng khác xem họ có thể cung cấp cho bạn số vốn lớn hơn với mức lãi suất thấp hơn hay không. 2 Bảo đảm khoản vay hoặc khoản đầu tư. Doanh nghiệp thành công cần có nguồn vốn đầu tư. Bạn cần sắp xếp và bảo đảm đủ sự ủng hộ tài chính cho doanh nghiệp, quá trình sản xuất, chi phí tiếp thị cho tới khi doanh nghiệp đạt được vị trí có thể duy trì và hoạt động dựa trên lợi nhuận của chính nó.[6] Cần tìm hiểu nhiều mức lãi suất khác nhau dành cho khoản vay của doanh nghiệp nhỏ. 3 Đảm bảo phương pháp thu thập. Bạn cần giải thích doanh thu trên hóa đơn và khoản dư nợ của công ty. Một doanh nghiệp thành công cần có nguồn tiền ổn định. Không chấp nhận cách thức thanh toán của khách hàng hay cho nợ sẽ phá vỡ doanh nghiệp của bạn.[7] Bạn cần quyết định nên chấp nhận thanh toán tiền mặt, thẻ tín dụng, séc hay kết hợp nhiều cách thức cho khách hàng. Giao dịch tiền mặt là dễ thực hiện nhất, nhưng khó rà soát lại sau khoảng thời gian dài. Đồng thời, việc nhận tiền mặt cũng khó đảm bảo an toàn cho nguồn thu của công ty vì công nhân có thể đánh cắp tiền từ két sắt. Thanh toán séc có thể ngăn chặn kẻ cắp trong nội bộ công ty, nhưng séc có thể bị trả lại khiến bạn phải điêu đứng với vấn đề lớn từ phía ngân hàng. Thẻ tín dụng và thẻ vay nợ quốc tế là hình thức thanh toán an toàn nhất, nhưng phải trả thêm phí thanh toán cho nhà phát hành thẻ tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, và như thế hơi lãng phí.[8] 4Cân nhắc dùng ứng dụng kiểm soát tín dụng. Có nhiều ứng dụng giúp các doanh nghiệp nhỏ cải thiện nguồn tiền nhờ sự quản lý rõ ràng của nguồn thu hàng ngày và kiểm soát thanh toán tín dụng của khách hàng. Ứng dụng cho phép bạn thêm khách hàng mới hoặc theo dõi những khách ahfng hiện có, theo dõi thanh toán hóa đơn hoặc chuyển tiền an toàn hơn. Nhiều nhà cung cấp có thể giúp bạn trong việc quản lý như iKMC, bạn có thể dùng thử phần mềm của họ.[9] 5 Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Quản lý hàng tồn có thể tạo nên hay phá hỏng một doanh nghiệp bán lẻ nhỏ, vì vậy phải quản lý cẩn thận để mỗi đồng tiền bỏ ra đều thật xứng đáng. Đầu tiên, kiểm tra số lượng hàng tồn rồi tiếp tục theo dõi số lượng xem chúng có được bán hay không. Thường xuyên sắp xếp hàng tồn để loại bỏ những mặt hàng khó bán và thay bằng hàng mới.[10] [11] Quản lý hàng tồn thường được quyết định bởi "tuổi thọ" của sản phẩm bạn bán. Ví dụ, nếu bán sản phẩm dễ bị hư hỏng, bạn cần vận chuyển sản phẩm cũ nhất ra khỏi kho trước để tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. 6 Cân nhắc tuyển dụng chuyên gia tài chính. Đây là sự đầu tư đáng giá khi tuyển dụng nhân viên có chuyên môn để kiểm soát vấn đề tài chính của doanh nghiệp nhỏ. Kế toán có thể giúp bạn xác định lĩnh vực kinh doanh hoạt động chưa hiệu quả trên quan điểm tài chính, giúp bạn tối đa hóa lợi nhuận. Bạn không cần thuê nhân viên toàn thời gian để quản lý tài chính. Ví dụ, nếu bạn nắm vững việc quản lý hàng tồn kho và nguồn tiền, bạn chỉ cần CPA Kế toán viên Công chứng lúc tính toán tiền thuế. Quảng cáo 1 Xin giấy phép. Nhớ đăng ký và xin giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ tại cơ sở quy định trong ngành của bạn. Đây là bước quan trọng để đảm bảo vận hành doanh nghiệp hợp pháp và tuân theo quy định của ngành. Nhớ đăng ký giấy phép liên quan đến dịch vụ bạn cung cấp như sửa chữa nhà hoặc chuẩn bị thuế, chúng cũng yêu cầu đăng ký và giấy tờ. Bạn không thể tuyển dụng nhân viên giỏi nếu doanh nghiệp hoạt động không có giấy phép.[12] Không phải doanh nghiệp nào cũng cần xin giấy phép. Bạn cần kiểm tra lại với quản trị doanh nghiệp nhỏ ở địa phương xem doanh nghiệp của mình có nằm trong số đó hay không. 2Chứng thực nhân viên. Tuyển các cá nhân có bằng cấp liên quan tới lĩnh vực của doanh nghiệp như bằng kế toán công chứng hay sửa chữa kỹ thuật điện. Các nhân viên có bằng cấp là những người có kỹ năng trình độ cao và làm gia tăng độ tin tưởng của khách hàng.[13] 3 Luôn luôn sắp xếp. Sắp xếp thời gian, nhân công, tài chính và hàng tồn là chìa khóa để vận hành doanh nghiệp thành công. Tạo bảng tính giúp bạn rà soát chi tiết quan trọng để không phải ghi nhớ chúng trong đầu, xem lại mọi thứ tuần một lần.[14] Sắp xếp cuộc họp với nhân viên hàng tuần, hai tuần, hoặc hàng tháng để đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc hiệu quả và tránh lãng phí thời gian khi các thành viên trong nhóm bị chồng chéo công việc. Cuộc họp còn giúp phân tích xem ai chưa hoàn thành tốt công việc được giao.[15] 4 Giao phó trách nhiệm. Bạn không thể tự làm mọi việc, vì vậy hãy giao phó một số việc cho nhân viên giỏi. Doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi nhân viên phải làm nhiều việc ngoài chuyên môn. Bạn có thể chia hoạt động của doanh nghiệp thành nhiều mảng cụ thể rồi giao phó cho nhiều nhân viên hay thành viên trong nhóm. Đồng thời khi giao phó trách nhiệm, bạn cần giám sát khi giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên. Ví dụ, bạn không muốn để một kế toán thay mặt bạn xử lý vấn đề pháp luật hay luật sư sắp xếp sổ sách tài chính. Hãy suy nghĩ đến từng chức năng theo cách này để xác định nhu cầu trong quán trình tuyển dụng. 5 Cùng tham gia. Sau khi quyết định người để giao phó trách nhiệm, bạn cần tiếp tục theo sát công việc để đảm bảo nhân viên đó đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao. Đồng thời, bạn cần chịu trách nhiệm về nhu cầu của khách hàng. Cần nhận thức được nhu cầu và phản hồi của khách, đừng lơ là việc chăm sóc khách hàng ngay cả khi việc đó đã được giao cho nhân viên. Theo thời gian, bạn cần tuyển dụng và sa thải nhân viên. Bạn cần nắm vững luật pháp để đối phó với các vấn đề phát sinh khi tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên.[16] Để nhân viên xử lý phản hồi nghiêm khắc của khách hàng là chiến thuật nguy hiểm. Nhân viên sẽ có lợi hơn nếu chỉ truyền đạt cho bạn những phản hồi tích cực của khách hàng, điều này sẽ dẫn đến sự lơi lỏng trong quản lý công ty. Chẳng hạn, nhân viên cần đưa ra bằng chứng khi phản ánh việc kinh doanh. Đây là công ty của bạn và bạn cần đặt mình vào vị trí rủi ro, vì vậy hãy chủ động trong việc giám sát kết quả kinh doanh. Quảng cáo 1 Tạo chiến dịch quảng bá và tiếp thị. Đây là bước quan trọng để quảng bá công ty. Cần chắc chắn số tiền dành để quảng bá được sử dụng hợp lý theo nghiên cứu nhân khẩu học. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch quảng bá và tiếp thị một cách hiệu quả.[17] Suy nghĩ về chiến dịch quảng bá, tiếp thị phù hợp với khả năng của doanh nghiệp. Phát quảng cáo trên đài truyền hình quốc gia không phải lựa chọn tốt nếu doanh nghiệp của bạn chỉ hoạt động ở địa phương. Suy nghĩ xem đối tượng nào sẽ quan tâm đến sản phẩm của bạn và lý do là gì. Ví dụ, nếu bạn bán răng giả thì đưa người trẻ vào danh mục tiếp thị có vẻ không hợp lý lắm. 2Liên kết mạng lưới. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương bằng cách liên hệ với chủ doanh nghiệp. Tham gia hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và sự kiện cộng đồng để nâng cao danh tiếng của doanh nghiệp. Tham gia nhiều sự kiện cộng đồng để tiếp cận với các khách hàng tiềm năng.[18] 3Hiểu rõ doanh nghiệp của bạn. Luôn nắm bắt tin tức và xu hướng để gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành. Theo dõi bản tin định kỳ hoặc trực tuyến để cập nhật sự kiện mới nhất trong ngành bạn kinh doanh. Cập nhật được những điều mới nhất, tuyệt vời nhất trong lĩnh vực kinh doanh sẽ giúp bạn lôi kéo khách hàng từ các công ty đang cạnh tranh.[19] [20] 4Cung cấp tài liệu tham khảo. Soạn thảo một danh sách khách hàng hài lòng để làm mẫu tham khảo cho khách hàng tiềm năng. Điều này giúp khách hàng mới thẩm định công việc và dịch vụ khách hàng bên bạn.[21] [22] 5 Luôn kết nối. Cần đảm bảo rằng khách hàng có thể liên lạc với bạn và công ty bất kỳ khi nào họ cần. Cách tốt nhất để phát triển danh tiếng là có trách nhiệm với nhu cầu của khách hàng.[23] Doanh nghiệp lớn khó có thể phản hồi toàn bộ khách hàng mà sẽ đánh mất một số lượng khách theo thời gian. Doanh nghiệp nhỏ thì không thể như vậy. Với vai trò là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể kết nối với nguồn khách hàng tiềm năng. Có thể điều này đòi hỏi bạn phải cung cấp số điện thoại di động và địa chỉ thư điện tử cho khách hàng nếu muốn phát triển doanh nghiệp. 6 Thực hiện lời hứa. Doanh nghiệp nhỏ cần cung cấp sản phẩm hoặc loại hình dịch vụ nào đó để thành công. Tuy nhiên, nếu bạn phát triển doanh nghiệp bằng cách phát triển nguồn khách hàng, bạn không chỉ cung cấp cho khách những gì họ muốn mà phải đúng như những gì bạn hứa. Nếu sản phẩm hay dịch vụ của bạn không giống trên quảng cáo, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc phát triển nguồn khách hàng.[24] Cung cấp những gì bạn hứa hẹn bắt đầu bằng việc điều chỉnh sự tiếp cận doanh thu. Nếu bạn và đội ngũ bán hàng cung cấp hay hứa hẹn quá nhiều, khách hàng sẽ thất vọng khi họ nhận được sản phẩm hay sử dụng dịch vụ, điều này sẽ dẫn đến nhiều lời nhận xét tiêu cực và truyền miệng không hay về doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng, chiến thuật bán hàng tốt nên tập trung vào việc xác định và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, khiến họ tự nhận ra lợi ích mà sản phẩm đem lại, chứ không phải lừa dối khách hàng bằng tiềm năng của sản phẩm. Quảng cáo Về bài wikiHow này Trang này đã được đọc lần. Bài viết này đã giúp ích cho bạn? Quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc định hình, chuẩn hóa quy trình làm việc của tổ chức. Có hệ thống quản trị rõ ràng, nội bộ mới ổn định và cải tiến năng suất. Tuy nhiên đây là một quá trình đòi hỏi rất nhiều thời gian và chuyên môn của nhà quản trị. Để việc thiết kế hệ thống vận hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cách xây dựng một quy trình hiệu quả. 1. Quản lý vận hành là gì? Quản lý vận hành chính là quá trình hoạch định, thiết kế, thực thi và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo các mục tiêu Sử dụng nguồn lực đúng cách và hiệu quả Xây dựng kế hoạch phù hợp với hệ thống cơ sở và tương lai ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Kiểm soát rủi ro dễ dàng, điều chỉnh kịp thời 2. 3 yếu tố quan trọng để quản trị vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp SME Để hệ thống vận hành được diễn ra tối ưu, lãnh đạo cần thiết kế quy trình đảm bảo cân bằng được các yếu tố sau Xây dựng quy trình, chính sách vận hành chi tiết, cụ thể Để hệ thống tổ chức hoạt động một cách trơn tru, kế hoạch phải được hoạch định rõ ràng, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban Ứng dụng công nghệ vào vận hành Với sự phát triển như vũ bão, công nghệ bắt đầu len lỏi vào mọi ngóc ngách trong quy trình quản lý vận hành của doanh nghiệp, mang lại những thuận lợi cũng như thách thức thay đổi và thích ứng trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự hiệu quả Đây chính là nguồn lực không thể thiếu trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của hệ thống vận hành. Chính vì thế, nhà quản trị cần có tư duy và tầm nhìn tốt để phân bổ, sắp xếp nhân sự đúng chỗ, tạo điều kiện để họ phát huy tốt năng lực của mình. 3. 5 bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp Bước 1 Thiết kế quy trình vận hành Xác định mục tiêu công việcLập ra mục tiêu ngắn hạn, dài hạn cho tổ chức. Doanh nghiệp sẽ đạt được những hiệu quả gì sau từng quý, 1 năm, 5 năm… Áp dụng mô hình 5W1H để xác định các đầu việc– Why Lý do nhà quản trị xây dựng quy trình quản trị vận hành – What Nội dung công việc, các bước thực hiện là gì – Where Các công việc này sẽ triển khai ở đâu, tại phòng ban nào – When Khi nào triển khai kế hoạch, trong thời gian bao lâu và khi nào kết thúc – Who Ai phụ trách chính, ai là người thực hiện và ai là người kiểm duyệt cuối cùng – How Cách thức thực hiện công việc đó ra làm sao Áp dụng mô hình 5M để xác định nguồn lực hiệu quả – Man Cần bao nhiêu nhân sự thực hiện, họ có kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ như thế nào để đáp ứng tốt nhu cầu công việc đó – Money Kinh phí chuẩn bị cho kế hoạch là bao nhiêu, khoản dự phòng nếu có chi phí phát sinh – Material Để kế hoạch được thực hiện cần có nguyên vật liệu, công cụ hỗ trợ là gì, hoặc nhà cung ứng là ai – Machine Máy móc, công nghệ nào sẽ phục vụ cho việc thực thi kế hoạch – Method Nhà quản trị sẽ áp dụng phương pháp gì để quy trình vận hành được thực hiện suôn sẻ và trơn tru nhất Bước 2 Mô hình hóa quy trình quản lý vận hành Nếu nhà quản trị muốn quy trình được diễn ra nhanh hơn thì cần xây dựng mô hình cho quy trình. Điều này nhằm đảm bảo các nhà quản lý cấp dưới, thậm chí là nhân viên khi nhìn vào sẽ cảm thấy dễ hiểu, có thể hình dung ngay ra các bước và nhiệm vụ của mình trong khâu vận hành. Ngoài ra, khi thiết kế được mô hình rõ ràng, doanh nghiệp sẽ hạn chế gặp phải các trục trặc hoặc lỗi không đáng xảy ra do sự chồng chéo, không liên kết chặt chẽ trong công việc của nhân viên và các bộ phận liên quan. Bước 3 Thực thi quy trình vận hành doanh nghiệp Đây là khâu vô cùng quan trọng quyết định kết quả của quy trình quản lý vận hành. Nhân viên phải không ngừng cập nhật tiến độ, lưu trữ dữ liệu giúp nhà quản trị kịp thời theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả vận hành. Bước 4 Theo dõi và đánh giá quy trình Quá trình diễn ra không chỉ sau khi kết thúc quy trình mà ngay cả trong khi thực hiện quy trình vẫn phải theo dõi và đánh giá. Bởi quy trình vận hành theo sát doanh nghiệp trong suốt quá trình phát triển và mở doanh nghiệp có thể phát triển nhờ quy trình vận hành hiệu quả nhưng cũng có thể giậm chân tại chỗ khi quy trình bị lãng quên, không được bám sát theo dõi từ cấp lãnh đạo. Do đó, nhà quản trị phải không ngừng cập nhật tình hình, theo dõi và đánh giá quy trình có hiệu quả không, sai sót chỗ nào để có những hành động thực hiện bước tiếp theo tốt hơn. Đặc biệt, trong sự phát triển của công nghệ hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến các nền tảng hỗ trợ quản trị giúp nhà quản trị vận hành quy trình một cách trơn tru. Bước 5 Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình Đây là bước không thể thiếu đối với một tổ chức muốn xây dựng hệ thống quản trị hiệu quả. Điều này phụ thuộc vào tư duy của nhà lãnh đạo nhưng lại bị ảnh hưởng bởi kết quả của người thực vì thế, cần có sự phối hợp và hiểu nhau giữa nhân viên và nhà quản trị để kết quả được thống nhất, giúp điều chỉnh quá trình, tối ưu kế hoạch diễn ra nhanh và hiệu quả như mong đợi. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về 5 bước xây dựng quy trình quản lý vận hành cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay cho BEMO qua hotline 0865 994 039 hoặc email support để được tư vấn chi tiết nếu bạn muốn áp dụng giải pháp quản trị giúp tổ chức mình hoạt động hiệu quả. WFA viết tắt từ Work From Anywhere, tức làm việc ở bất cứ đâu. WFA đã linh hoạt hơn và đang trở thành xu hướng làm việc phổ biến trong nhiều ngành nghề, và cũng sẽ là mô hình vận hành doanh nghiệp DN trong tương lai. Đến nay thế giới đã có 4 mô hình Làm việc ở bất kì đâu WFA. Nên tùy thuộc vào ngành nghề, điều kiện của từng doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt các mô hình này gồm WFH – Làm việc tại nhà; Satellite Office – Văn phòng vệ tinh thuộc công ty; Neighborhood – Văn phòng chia sẻ; Mobile Worker – Làm việc di động. WFA là giải pháp làm việc tối ưu trong bối cảnh mới Sự bùng phát trở lại của dịch Covid-19 buộc nhiều doanh nghiệp phải thay đổi hình thức hoạt động, cũng như chiến lược phát triển. Tại Việt Nam, có đến hơn 50% số doanh nghiệp đang nằm trong khu vực phong tỏa, cách ly xã hội; các doanh nghiệp hầu hết đang vận hành dưới áp lực chuyển đổi bộ máy để phù hợp hơn với diễn biến khó lường của đại dịch. Trước đây, các doanh nghiệp đều tập trung vào hiệu quả công việc, nhưng nay phải làm sao để kinh doanh được ổn định, không gián đoạn mới là mục tiêu hàng đầu. “Làm việc ở bất cứ nơi đâu WFA” sẽ là mô hình vận hành phù hợp và hiệu quả nhất trong điều kiện dịch bệnh hiện nay. Ở bất cứ ngành nghề, lĩnh vực nào, từ bất động sản, sản xuất cho đến kinh doanh vận chuyển… đều có thể vận hành hiệu quả trên nền tảng công nghệ. Mục tiêu là tìm được mô hình phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Theo khảo sát nhanh được thực hiện bởi Tập đoàn FPT cho biết Có đến 91% doanh nghiệp nhận định WFA là tương lai văn phòng ở Việt Nam. Hoạt động với mô hình này, doanh nghiệp có thể quản lý được 60% hiệu suất công việc, 35% các tiến độ dự án, công trình và 10% truyền thông thông tin nội bộ. Theo khảo sát khác trên 358 doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, khoảng 38% công ty bắt đầu sử dụng mô hình nửa văn phòng, nửa làm việc từ xa; 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng. Và chỉ có 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả. Phải có mô hình quản trị nhân sự phù hợp Trước khi áp dụng WFA, doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình quản trị nhân sự phù hợp. Quản trị nhân sự phải tập trung vào việc đào tạo các kỹ năng để người lao động thích nghi với hoàn cảnh mới như khả năng làm việc độc lập, sử dụng thành thạo các phần mềm trên máy tính. Hiện không có mô hình quản trị chung cho tất cả các doanh nghiệp, bởi mỗi công ty lại có riêng một văn hóa làm việc, nguồn tài chính, kinh tế khác nhau nên mô hình quản trị cũng khác nhau. Trước khi cho người lao động làm việc từ xa, phải tạo môi trường, văn hóa doanh nghiệp… phù hợp để mọi người sẵn lòng làm việc theo phương thức này. Công ty cần cung cấp các giải pháp làm việc, thiết lập những hệ thống trao đổi công việc, giải pháp tiếp cận nguồn dữ liệu của doanh nghiệp, cách thức quản lý và kiểm soát tiến độ. Điều quan trọng là làm sao để nhân viên dù làm việc ở bất cứ đâu vẫn bảo đảm tối ưu hiệu suất công việc. Khi làm việc ở bất cứ đâu, vai trò truyền cảm hứng, động viên của người lãnh đạo là rất quan trọng. Công nghệ thích ứng đi kèm Các chuyên gia cho rằng, sự đầu tư về công nghệ, khả năng quản lý và một văn hoá doanh nghiệp vững mạnh là những vấn đề quan trọng, giúp nhân viên hoàn thành tốt công việc của họ từ xa. Một doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc linh hoạt sẽ đóng vai trò như một trung tâm điều phối, mà không cần nhiều nhân viên ngồi tại văn phòng. Thách thức lớn nhất về công nghệ trong quá trình làm việc từ xa nhiều người thường gặp phải là hệ thống mạng không ổn định, hạn chế băng thông, khó khăn trong việc truy xuất nguồn dữ liệu nội bộ của công ty và phải sử dụng trang thiết bị cá nhân để phục vụ công việc. Hơn nữa, việc thiếu các kết nối, giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp ở văn phòng hay sự cân bằng giữa công việc và sinh hoạt cũng là những vấn đề mà người lao động quan tâm. Mô hình áp dụng WFA hiệu quả của FTI Trong giai đoạn dịch bệnh bùng phát, từ 2020 – 2021, Công ty TNHH MTV Viễn thông Quốc tế FPT FTI, thuộc FPT Telecom đã gặp rất nhiều khó khăn, nhưng nhờ thích ứng nhanh, chuyển đổi số và thay đổi cơ cấu hoạt động kinh doanh đã đem về kết quả tốt. Theo ông Phạm Duy Phúc – Tổng Giám đốc FTI “Khi dịch bệnh ập đến, chúng tôi hoàn toàn bị động, đặc biệt là việc giữ chân khách hàng trong các ngành nghề giáo dục, du lịch – vốn bị ảnh hưởng nặng nề. Đó thực sự là nỗi đau, nhưng với quyết tâm số hóa toàn bộ quy trình hoạt động, năm 2020 FTI đã tái cấu trúc tổ chức phù hợp với tình hình mới”, Cụ thể, ngay từ khi đợt dịch đầu tiên bùng phát, ngoài việc điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, FTI đề ra mục tiêu đầu tiên là đảm bảo an toàn cho nhân viên, để làm sao khi bất kì nhân sự nào có vấn đề sẽ được hỗ trợ ngay. FTI nhanh chóng thành lập ban chỉ đạo khi nhân sự bị nhiễm Covid-19 phải đi cách ly sẽ có người hỗ trợ, tạo ra quy trình khi gặp vấn đề cần liên lạc ai, hỗ trợ như thế nào. Hỗ trợ cả về tinh thần và vật chất. Đặc biệt là đảm bảo yếu tố tinh thần cho nhân sự, với việc giữ được mối liên hệ với nhân sự là quan trọng nhất. “Khi dịch bệnh ập đến, Việt Nam nói về 5K khử khuẩn, thì chúng tôi cũng có 5K của chúng tôi”, lãnh đạo FTI cho hay. Theo đó, 5K được ông Phạm Duy Phúc đề cập gồm Kiểm soát tài chính Dòng tiền là mạch máu của doanh nghiệp, quản lý dòng tiền là vô cùng quan trọng. Đồng thời FTI đánh giá lại khách hàng, nhà cung cấp. Kế hoạch số hóa Tại thời điểm này, FTI có thể hoạt động, vận hành bình thường là nhờ số hóa các quy trình, sử dụng hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, chữ ký số, gần như các hoạt động không bị gián đoạn. Kế hoạch kinh doanh FTI thay đổi mô hình kinh doanh, chuyển dịch cung cấp dịch vụ cho các hộ kinh doanh cá thể. Bên cạnh đó, công ty cũng đào tạo sâu về marketing online cho toàn bộ nhân viên kinh doanh. Kế hoạch làm mới hình ảnh công ty Liên tục làm mới hình ảnh FTI trong mắt khách hàng, đưa ra các sản phẩm mới mang tính sáng tạo cho khách hàng Kế hoạch sản phẩm Tăng cường đào tạo sản phẩm, dịch vụ, trao đổi các ý tưởng kinh doanh vận hành mới.

vận hành doanh nghiệp